Simpul-simpul Nan Longgar

DM. Sutan Zainuddin, S.S

.
Guwo News, (14/12) - Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (pasal 1 ayat 2).

Demikian pengertian arsip menurut UU nomor 43 tahun 2009 yang keberadaannya merupakan penyempurnaan dari UU nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Begitu pentingnya arsip sehingga perlu dilakukan penyempurnaan payung hukum yang akan menjadi acuan dalam pemilahan, pengelolaan, pelayanan, serta penyimpanan arsip.


Pada berbagai acara yang berkaitan dengan arsip akan sangat gampang kita mendengar pidato atau pun kata sambutan dari para pejabat eksekutif dan legislatif yang menyatakan bahwa keberadaan arsip harus benar-benar dijaga. Pentingnya menjaga arsip terkait dengan fungsinya sebagai memori kolektif suatu lembaga baik pemerintahan maupun swasta. Namun demikian, pidato indah dan manis tersebut biasanya hanya menjadi penawar pendengaran saja, malapeh hao sajo, atau sekedar lip service.

Kenyataannya, hingga saat ini rata-rata keberadaan arsip tidak seindah status sebagai rekam jejak masa lalu yang dianugerahkan kepadanya. Arsip, khususnya yang inaktif lebih menjadi sampah pada berbagai lembaga dan tidak ditata dengan baik. Bahkan, Kantor Arsip sekali pun masih juga keteteran mengelola arsip yang ada di unit kerjanya. Alasan klasik selalu menjadi pemicu terbata-batanya pembangunan depo arsip nan representatif. Kondisi ini sangat memprihatinkan karena jika arsip rusak maka itu juga bermakna kerusakan sejarah dan budaya.

Antisipasi terhadap hal itu hanya bisa dilakukan dengan memberikan pemahaman serta mendesak para pengambil keputusan dan penetapan anggaran untuk memfasilitasi tersedianya sarana dan pra sarana pengelolaan arsip. Jika ingin melakukan pengelolaan, perawatan, dan penyimpanan arsip yang baik maka keberadaan depo arsip merupakan harga mati. Betapa pun SDM nya bagus akan tetap saja tidak menjamin pengelolaan dan pelayanan arsip menjadi prima karena depo sebagai rumah arsip itu sendiri tidak jelas stanndar keamanan dan kelayakannya sehingga pelayanan yang cepat tepat dan akurat dalam pencarian arsip tidak akan tercapai. Jika tidak, maka tak perlu ribut ketika banyak dokumen yang tak bisa diketemukan dalam waktu singkat saat dibutuhkan atau bahkan hilang dan rusak.

Sesungguhnya, keberadaan arsip merupakan cerminan dari suatu pemerintahan. Carut marut pengelolaan arsip maka dapat dipastikan pemerintahan tersebut sedang sakit dan sistem koordinasinya pun carut marut.