SEKILAS TENTANG KANTOR ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI KOTA PADANG

Oleh: DM Sutan Zainuddin, S.S

Peta Padang Tempo Dulu

Organisasi kearsipan di Indonesia secara resmi dimulai pada tahun 1892, ketika pemerintah Hindia Belanda mendirikan kantor Landsarchief atau tempat penampungan arsip pemerintah Hindia Belanda maupun arsip pemerintah VOC pada tanggal 28 Januari 1892. Perkembangan Landsarchief sejak 1892 sampai tahun 1945 yaitu ketika runtuhnya Hindia Belanda, merupakan suatu masa yang amat menarik, karena dimasa inilah diletakkan dasar kearsipan di Hindia Belanda sebagai alat administratif dan sumber ilmu pengetahuan.

Pada zaman kolonial Belanda, walaupun telah terbentuk lembaga kearsipan, tetapi pengelolaannya lebih banyak ditujukan bagi kepentingan Belanda. Bangsa pribumi yang membantu di kotapraja sama sekali tidak diberikan ilmu tentang cara penanganan arsip, apalagi mengenai informasi  yang terkandung dalam arsip tersebut. Bahkan setelah Belanda terusir, banyak arsip kita yang dibawa ke negara Belanda. Sementara itu, berbeda dengan zaman pendudukan Belanda, zaman pendudukan Jepang merupakan zaman yang sepi dalam dunia kearsipan. Akibatnya, para sejarahwan mengalami kesulitan melakukan penulisan sejarah tentang masa pendudukan Jepang karena tidak tersedianya arsip yang berkaitan dengan zaman Jepang.

Pada awal era kemerdakaan, kondisi revolusi fisik tidak memungkinkan untuk menangani arsip secara baik. Saat itu arsip sering dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain, sehingga banyak arsip yang hilang. Latar belakang yang memprihatinkan ini rupanya turut mempengaruhi pandangan orang terhadap arsip, yang menganggap arsip hanyalah tumpukan kertas berdebu yang tak jelas kegunaannya.

Kota Padang Foto Udara

Walaupun organisasi kearsipan telah ada sejak tahun 1892, namun peraturan yang mengatur masalah kearsipan baru lahir melalui Peraturan Presiden Nomor 19 Tahun tanggal 26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional. Pada tahun 1971, peraturan ini kemudian diperbaharui menjadi Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan dan selanjutnya diperbaharui menjadi Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Pada tahun 1974, dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 1974 tentang Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), maka lahirlah lembaga kearsipan pertama di Indonesia. Berdasarkan Kepres tersebut maka ANRI secara resmi menjadi Lembaga Pemerintah Non Departemen dan memiliki tugas melakukan penyelenggaraan pengembangan dan pembinaan kearsipan secara nasional. Berdirinya lembaga keasipan ini merupakan babak baru dalam pengelolaan arsip di Indonesia. Keberadaan ANRI mendorong instansi/lembaga ditingkat pusat untuk mulai membenahi kearsipan di instansi masing-masing.

Seiring dengan gerak laju roda pemerintahan, bidang kearsipan pun mengalami perubahan. Dengan dikukuhkannya lembaga Pengadilan Tinggi Urusan Negara (PTUN) tahun 1986, mendorong aparatur pemerintah untuk mengamankan arsip-arsip yang berkaitan dengan tugas mereka. Kesadaran tentang pentingnya arsip dalam penyelengaraan pemerintah mulai muncul, karena arsip benar-benar diperlukan sebagai alat pembuktian dalam proses peradilan.

Perkembangan bidang pemerintahan yang semakin luas, telah meningkatkan volume arsip sebagai hasil administrasi pemerintahan. Kondisi ini memacu tumbuhnya lembaga kearsipan di Daerah Tingkat I maupun Daerah Tingkat II. Pengelolaan arsip, bukan hanya mencakup masalah penyimpanan, penataan dan perawatan arsip, tetapi beralih kepengelolaan informasi yang terkandung di dalamnya. Kantor Arsip Daerah Tk I dan Tk II diharapkan dapat menjadi unit penyedia informasi bagi instansi-instansi di wilayahnya. Dalam era globalisasi, informasi merupakan sumber daya baru disamping sumber daya lainnya. Oleh karena itu, arsip sebagai sumber informasi harus dikelola secara profesional.

Peta Kota Padang

Untuk tingkat kabupaten/kota di Sumatera Barat, khususnya Kota Padang, pada tanggal 12 Desember 1998, dibentuklah Kantor Arsip Kota Padang berdasarkan Perda Kotamadya Dati II Padang Nomor 30 tahun 1997 tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Kotamadya Dati II Padang, sebagai tindak lanjut dari Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 1997 tentang Pembentukan 52 Kantor Arsip Daerah Kabupaten/Kota Daerah Tingkat II di Indonesia. Namun dengan dikeluarkannya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah, Kantor Arsip Kota Padang kembali ditetapkan dan diatur melalui Perda Nomor 5 Tahun 2001 tentang Pembentukan Susunan Organisasi Lembaga Teknis Daerah. Disahkannya Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, Kantor Arsip dikembangkan menjadi Kantor Arsip dan Perpustakaan yang ditetapkan dengan Perda Nomor 13 tahun 2004. Pada perkembangan selanjutnya, dengan keluarnya Peraturan Daerah Kota Padang No 17 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Padang, Kantor Arsip dan Perpustakaan ditetapkan menjadi Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi.       

Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Padang
Jl. M. Yamin No. 70 Padang (1998 s.d 2007).

Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang
Jl. Alai Timur No. 40 A-B Padang (2007 s.d 2011).

Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang
Jl. Sudirman No. 1 Padang (2011 - sekarang).

Pada masa awal berdirinya, Kantor Arsip Kota Padang belum begitu dianggap penting keberadaannya. Banyak kalangan yang beranggapan bahwa Kantor Arsip  bukanlah suatu hal yang penting dan tidak begitu berguna keberadaannya dalam keberlangsungan pemerintahan. Anggapan ini muncul karena adanya pandangan bahwa arsip atau dokumen hanyalah sekumpulan kertas berdebu yang tak bernilai, sehingga tidak perlu diurus dan dipelihara dengan baik. Namun seiring dengan berjalannya waktu, pandangan miring tersebut sedikit demi sedikit mulai berubah. Perubahan paradigm tersebut bisa terjadi setelah Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi mulai banyak melakukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dan juga pembinaan-pembinaan di bidang kearsipan. Pelaksanaan berbagai kegiatan tersebut mengangkat program-program Kantor Arsip sehingga terekspos ke berbagai kalangan. Kondisi tersebut pada akhirnya membuka wawasan dan mengubah pandangan akan pentingnya arsip sehingga perlu dikelola dan dipelihara dengan baik.

Kawasan Padang Kota Tua, Batang Arau 

Pemerintah Kota Padang yang menaungi Kantor Arsip dan Perpustakaan juga telah mengeluarkan kebijakan dalam bidang kearsipan, yaitu dengan mengeluarkan Surat Keputusan Walikota Nomor 14 Tahun 2003 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kota Padang. Surat Keputusan ini dikeluarkan karena Tata Kearsipan Kota Padang yang diatur dalam Surat Keputusan Walikotamadya Padang Nomor 209/Wakodya-Pdg/1986 materinya dianggap sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan keadaan dan kewenangan di era otonomi daerah sekarang ini. Dengan terjadinya sebagian besar Pelimpahan Kewewangan Pusat ke Daerah (desentralisasi), maka akan semakin komplek dan luas administrasi yang harus ditangani di daerah, akan semakin banyak arsip yang diciptakan oleh organisasi, dalam arti semakin membludak volume arsip yang harus lebih serius diselamatkan oleh unit-unit kerja. Pemerintah Kota Padang selaku yang bertanggungjawab, terhadap kearsipan telah berupaya melengkapi sarana dan prasarana, aturan-aturan serta sumber daya manusia pendukung kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota Padang.

Surat Keputusan Walikota Nomor: 14 Tahun 2003 yang telah diterbitkan itu antara lain mengatur penyelenggaraan tata kearsipan dinamis, penyelengaraan tata kearsipan statis, sumber daya manusia, pembiayaan, pembinaan dan pengawasan, tata naskah dinas, pengelolaan arsip dinamis inaktif, penataan arsip dalam bentuk gambar dan foto, penataan arsip dalam bentuk media baru, cara penemuan kembali arsip, peminjaman arsip, dan penyusutan. Tata Kearsipan ini nantinya akan menjadi acuan pengelolaan arsip di setiap unit kerja.      

Jalur Kereta Api di Kota Padang

Keputusan Walikota Padang Nomor 83 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Kota Padang, yakni daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Sehingga  akan mengurangi tumpukan arsip di unit-unit kerja dan terjaminnya keselamatkan arsip sebagai bukti autentik. 

Adapun nama-nama Kepala Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang semenjak berdiri hingga sekarang adalah sebagai berikut:

1.      Syafrizal, S.H (1998 – 2005);

2.      Dra. Darhana Bakar (2005 – 2010);

3.      Drs. Zul Iskandar, M.M (2010 – 2014);

Pejabat Struktural KAPD Padang Tahun 2011.
Dari kanan ke kiri: Drs. Eri Dasli (Kasi Pembinaan), Bustanuddin, S.H (Kasi Perpustakaan), Drs. Zul Iskandar, M.M (Kepala Kantor), Dra. Adria (Kasi Arsip dan Dokumentasi), Sapta Wardhana, S.E., M.M (Kasubbag Tata Usaha).

Kunjungan ANRI ke Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang Jl. Alai Timur No. 40 A-B Padang pasca bencana banjir tahun 2010.

  

VISI dan MISI

Adapun visi dan misi Kantor Arsip Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang adalah sebagai berikut:

VISI       :  Terwujudnya pengelolaan, penyelamatan dan pelayanan arsip dan perpustakaan.

MISI      :

1.      Mewujudkan terciptanya pengelolaan bahan Kearsipan dan Perpustakaan guna aksesbilitas informasi dalam rangka perencanaan dan pelaksanaan kegiatan pembangunan dan pemerintahan.

2.      Mewujudkan terciptanya pelaksanaan akuisisi arsip dan koleksi bahan guna tercukupi pengguna arsip dan pustaka.

3.      Mewujudkan tersedianya tenaga Kearsipan, Perpustakaan dan Dokumentasi yang berkualitas dan profesional.

4.      Mewujudkan tersedianya sarana dan prasarana Kearsipan, Perpustakaan dan Dokumentasi yang memadai.

5.      Mewujudkan tingginya apresiasi aparatur terhadap Kearsipan, Perpustakaan dan Dokumentasi.

6.      Mewujudkan terciptanya pelayanan Kearsipan, Perpustakaan dan Dokumentasi kepada masyarakat melalui pelayanan prima.

7.      Mewujudkan terciptanya kerjasama antara lembaga pemerintah maupun swasta dalam/luar negeri di bidang Kearsipan, Perpustakaan dan Dokumentasi.

-->

SEMBOYAN / MOTTO

Masa Lalu dan Sekarang untuk Masa Depan

(Past and Present for Future)

Arsip dan Dokumentasi adalah masa lalu dan saat sekarang yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan (bukti historis, bahan riset, bahan kajian pembuatan kebijakan) di masa mendatang.

-->

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

TUGAS POKOK Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang:

1.      Membantu Walikota Padang dalam penyusunan kebijakan di bidang Kearsipan,   Perpustakaan dan Dokumentasi.

2.      Penyelenggara  Pemerintah Kota Padang di  Bidang Kearsipan, Perpustakaan dan Dokumentasi.

Melaksanakan Penyusunan dan Pelaksanaan Kebijakan Pemerintah Kota Padang  di  Bidang Kearsipan, Perpustakaan dan Dokumentasi.

FUNGSI Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang:

1.      Penyelenggara  kebijakan teknis di bidang Arsip, Perpustakaan  dan Dokumentasi

2.      Pelayanan penunjang penyelenggaraan Pemerintah Daerah di Bidang Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi

3.      Pengelolaan urusan administratif (kearsipan) ketatausahaan kantor.

 

 Sumber: Dari berbagai sumber.